Web-to-Print, Closed Shop: Ressourcen sparen, Fehler und Stress vermeiden
Der Begriff „Web-to-Print“ spricht für sich selbst: Druckdaten werden über einen Web-Browser hochgeladen, entsprechende Drucksachen ausgewählt und bestellt. Im Gegensatz dazu können Sie in einem „Closed-Web-to-Print-Shop“ Vorlagen Ihres Unternehmen auswählen und selbst personalisieren (z. B. Visitenkarten). Dazu weiter unten mehr. Zunächst aber zum
Web-to-Print-Shop
Nutzer können verschiedene Funktionalitäten nach einem simplen Login-Prozess nutzen, Druckprodukte aus einem großen Sortiment online schnell und sicher auswählen, konfigurieren, die Druckdatei hochladen und bestellen. Gängige Konfigurationen sind zum Beispiel:
- Druckformate, Seitenzahlen, Farben, spezielle Veredelungsvarianten, Auflagen etc.,
- Angabe einer oder ggf. mehrerer Rechnungs- und Lieferanschriften,
- Angabe der Zahlungsmethode, Liefertermin etc.
Auch der weitere Verlauf ist bekannt:
- Die Nutzer (Printbuyer) laden die Druckdaten (druckfähige Datei) hoch und
- erhalten eine Auftragsbestätigung per E-Mail,
- die Druckdatei wird durch den Dienstleister geprüft (nicht bei allen Onlineprintern ohne Aufpreis) und
- schließlich werden die Drucksachen produziert und versendet.
- Die Printbuyer erhalten weitere Informationen ggf. über die Bearbeitungsschritte sowie über den späteren Versandstatus (Tracking).
Diese zeitsparenden Abläufe sind auch für Kunden wie z. B. Filial-, Franchise-, Vereins- oder Genossenschaftsunternehmen sehr praktisch. Immer, wenn verschiedene Instanzen bei Unternehmen, z. B. Filialen, Dependancen, Geschäftsstellen oder Mitarbeiter Print benötigen, sind solche Web-to-Print-Funktionen gut geeignet.
Speziell für solche größeren Unternehmen, die ggf. Hunderte Instanzen individuell und regelmäßig mit Druck- und Werbemitteln ausstatten, bietet wir ein System mit erweiterten, komfortablen Funktionen an.
Web-to-Print-Closed-Shops
sind auch webbasiert, jedoch für jedes Unternehmen in einem in sich geschlossenen Kreislauf konzipiert – und ausgestattet mit weiterführenden, individuellen Funktionen, je nach Anwendungsszenario. „Closed-Shop“ ist direkt übersetzbar: als Printshop ausschließlich für solche Printbuyer, die explizit von den jeweiligen Closed-Shop-Unternehmen autorisiert wurden.
Im Unterschied zum regulären Web-to-Print-Shop sind die Sortimente und Bestellprozesse exakt auf die Sortimente und Funktionen der jeweiligen Unternehmen und ihre Bedürfnisse abgestimmt.
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Größere Unternehmen verwalten unter Umständen umfangreiche Media-Assets und erstellen beispielsweise verschiedene Sorten von Prospekten, Kataloge, Geschäftsdrucksachen wie Briefbogen oder Visitenkarten oder auch spezielle Werbemittel für Kampagnen. Produkte, die in Bezug auf das CI und die Inhalte standardisiert sind und von allen Instanzen zwingend genutzt werden sollen, um ein einheitliches Erscheinungsbild sicherzustellen.
Häufig sollen solche standardisierten Drucksachen jedoch personalisiert werden.
Beispielsweise mit den individuellen Adressdaten einer Filiale, mit einem individuellen Bild oder, wie bei Visitenkarten, mit den persönlichen Kontaktdaten des Ansprechpartners.
Bereits bei 50 Instanzen, die Medien aus einem solchen Portfolio nutzen und personalisieren möchten, entstehen unternehmensweit jährlich schnell viele Hunderte oder sogar Tausende Druckvorlagen bzw. Druckdateien für entsprechend individuelle Druckjobs.
Bisher gab es zwei Möglichkeiten, die aber beide fehleranfällig sind:
- Bezug und Beschaffung von individuellen Daten für jede Instanz, auch bei jeder Änderung.
- Kontrolle über die Bestände an Geschäfts- und Werbedrucksachen für jede Instanz.
- Diverse Revisions- und Freigabeschleifen mit den einzelnen Instanzen.
- Prüfung der Druckdateien auf Druckbarkeit.
- Weitere Bearbeitungsschritte für jeden Druckauftrag und für jede Instanz, etwa die Klärung von Liefer- und Rechnungsanschriften, Abrechnungsmodalitäten und so weiter.
Je mehr Instanzen angeschlossen sind, desto häufiger passieren Fehler und desto mehr Ressourcen werden jeweils auf zwei Seiten benötigt. Die nachträgliche Klärung, in welchen Erstellungsschritt und durch wen ein Fehler verursacht wurde, ist müßig.
... und verwaltet ihre Drucksachen dort in eigener Regie. Damit entstehen sogar noch mehr Risiken und viele Fragen bleiben ungeklärt, etwa:
- Sind die verwendeten Designsets, z. B. für Visitenkarten noch aktuell?
- Wie wird die Verwendung der aktuellen CI (Farben, Typos, Schriftgrößen, Stil, Papiersorten etc.) bei der Gestaltung sichergestellt, wenn jede Instanz ihre eigenen Druckdaten bzw. die Druckvorlagen selbst in Adobe Indesign oder Adobe Photoshop gestaltet und personalisiert, beispielsweise mit den eigenen Kontaktdaten?
- Wie gelangen neue Druckdateien für Inhalte, beispielsweise für einen Katalog (Preise, Bilder, neue Produkte oder Angebote eines Prospektes) sicher und zuverlässig zu den einzelnen Filialen?
- Wer überwacht die gestalteten Druckvorlagen und die finalen Druckdateien?
- Wie ist das Haftungsrisiko beim sog. Gefahrenübergang geregelt, z. B. wenn eine Druckvorlage bei der Gestaltung nicht ausreichend aufgelöst war?
- Welche Mengen darf eine Filiale von welchen Sorten bestellen?
- Wer zahlt die Rechnungen und wie wird verrechnet?
- Wie ist der generelle Freigabeprozess geregelt in Bezug auf Auflagen, Budgets, Mindestbestände etc.?
Die Lösung: Ein individualisierbarer Closed-Web-to-Print-Shop
Die folgende Lösung beschreibt die Funktionen von FLOW, einem Web-to-Print-Closed-Shop, dem individuellen Marketingportal der Colour Connection GmbH. Die Funktionen erfüllen auch komplexe Anforderungen größerer Unternehmen und reduzieren den Aufwand bei Print-Business-Prozessen durch ein cloudbasiertes Druckvorlagen-Management signifikant. Die erstellten Druckdateien werden zentral in der Cloud verwaltet. Alle Beteiligten können ihre Druckprodukte mit wenigen Klicks bestellen.
FLOW ist aus unserer 20-jährigen Erfahrung mit webbasierten Web-to-Print-Lösungen für Print-Business organisch aus der täglichen Praxis gewachsen: Um die zeitraubenden und anfälligen Prozesse der Lösungen 1 oder 2 zu optimieren, haben wir diesen dritten Weg entwickelt.
Der Clou ist Simplizität: Die Funktionen dieser Lösung sind einfach und ohne Schulungsaufwand von jeder Instanz zu verstehen.
Für diese Web-to-Print-Lösung wird keine Software benötigt, sondern nach wie vor einfach nur ein Internetzugang. Die zentrale Marketingverwaltung lädt allgemeine Druckvorlagen in die Cloud hoch und legt allgemeine Bedingungen fest: für unbegrenzt viele individuelle Druckdaten, so oft wie nötig und jederzeit aktualisierbar.
Auf diese fix und fertigen und stets aktuellen Druckdaten haben alle Instanzen des Web-to-Print-Closed-Shops in Echtzeit Zugriff. Unsere Experten stehen bei all diesen Bestellprozessen täglich als persönliche Servicedienstleister und Ansprechpartner zur Verfügung.
Ihr Closed-Shop-System ist außerdem in Ihrem Look and Feel designt (Corporate Shop), zum Beispiel mit Ihren Farben und natürlich Ihrem, statt unserem, Logo im Kopfbereich Ihres individuellen Printshops. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Welche Bereiche Ihrer FlowShop-Lösung Sie selbst administrieren, lässt sich jederzeit individuell steuern.
- Damit die zentrale Organisation der Druckvorlagen vom ersten Tag an reibungslos funktioniert, bleiben wir auch nach Inbetriebnahme Ihres FlowClose-Shops stets der Administrator Ihrer Shop-Lösung – also jederzeit und ohne Aufpreise an Ihrer Seite.
- U. a. checken wir Ihre jeweils neuen Vorlagen auf Druckbarkeit.
- Ihre Druckaufträge werden durch unsere Experten kostenoptimiert – wir wählen stets die günstigste Variante für die Produktion.
- Neu hochgeladene Druckdaten sind sofort in Echtzeit für alle Instanzen bestellbar, die einen passwortgeschützten Zugriff auf das System seitens der Zentrale erhalten haben.
- Welche Drucksachen in welchen Mengen oder von wem bestellt werden können, aber auch,
- wo und wie diese individualisierbar sind (Templates),
- mit welchen Inhalten und so weiter: das und mehr ist individuell steuerbar und kann jederzeit geändert werden.
- Für eine Personalisierung von Druckvorlagen, beispielsweise für eine Visitenkarte, können die Instanzen ganz einfach Formulare verwenden mit Eingabefeldern wie: Name, Nachname, Mobilnummer, Durchwahlnummer, E-Mailadresse etc. Diese Eingaben werden automatisch auf die zu bestellende Drucksache exakt an der korrekten Position (Template) eingesetzt.
- Natürlich in der richtigen Typografie, Schriftgröße und der jeweils korrekten Textformatierung.
- Ein Haftungsrisiko entfällt, da die jeweilige Drucksache ansonsten generell fix und fertig formatiert ist.
- Diese administrativen Einstellungen garantieren ein unternehmensweit exakt gleiches CI bei allen Drucksachen, da die generelle Druckvorlage für jede Bestellung identisch ist.
- Daneben können auch Freigabeprozesse, Liefer und Rechnungsanschriften, Zahlungsmodalitäten etc. entsprechend eingestellt werden.
- PRINTWEB.DE-FLOW ist eine flexible und skalierbare Web-to-Print-Lösung. Speziellere Anforderungen können individuell programmiert oder dritte Systeme über moderne Schnittstellenarchitekturen mit PRINTWEB.DE-FLOW verkabelt werden.
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Einzelhandelskette für Tee- und Kräuterspezialitäten - ein typisches Szenario
Brigitte Ohlsen leitet das Marketing einer Einzelhandelskette für spezielle Tee- und Gewürzsortimente – mittlerweile mit über 123 Filialen in der DACH-Region.
Das Unternehmen expandiert seit Jahren und bietet seinen Kunden ein ständig wechselndes Sortiment sowie klassische Bestseller, die dauerhaft im Angebot sind. Im Marketing sind Druckprodukte elementar für das Unternehmen. Das Unternehmen setzt bewusst auf multisensorische Druckerzeugnisse, um die Botschaften durch besondere Papiersorten mit speziellen Haptiken emotional zu verstärken.
- Häufig werden kleine Tee- oder Gewürzproben auf die Drucksachen aufgespendet oder
- es werden Gutscheine mittels individueller Gutscheincodes angeboten, die die Kunden über eine zentrale Landingpage einlösen können. Dabei werden auch Flächen zum Freirubbeln eingesetzt.
- Papier ist ein natürlicher Bedruckstoff aus nachwachsenden Rostoffen. Die Haptik oder auch aufgedruckte Aromen verstärken die Kernbotschaft in einer Weise, die im digitalen Marketing nicht annähernd zu erreichen ist.
Die Fokussierung auf Print wird jedoch durch einen Produktshop im Internet unterstützt, speziell für Kunden, die z. B. bestimmte, schon bekannte Waren nachbestellen möchten.
Je nach Weltmarktpreisen und speziellen Angeboten des Großhandels wechseln die Sortimente des Unternehmens mehrfach im Jahr. Die Druckdateien für den Hauptkatalog mit dem Gesamtsortiment werden zweimal im Jahr aktualisiert. Dazu kommen spezielle Kampagnen, saisonale Angebote sowie lokale oder regionale Angebote einzelner Filialen.
Daneben benutzen alle Filialen standardisierte Druckvorlagen wie kleine Rabattkärtchen und natürlich auch Geschäftsausstattungen, etwa Visitenkarten oder Briefpapier.
Das Portfolio an jährlich benötigten Drucksachen besteht also aus Druckvorlagen, die für alle Filialen gleich formatiert und bestückt sind (zentraler Produktkatalog, kleinere Tüten, Schachteln, Rabattkärtchen) und solchen, die zum Beispiel nur für Filialen in Frage kommen, die zum Beispiel über eine größere Verkaufsfläche verfügen.
Jede Filiale kann aus einem speziellen Portfolio aus jährlich wechselnden kleinen, ebenfalls standardisierten Kampagnen-Booklets auswählen, jeweils im Rahmen eines vorher festgelegten Marketingbudgets.
Die Praxis, dass jede Filiale Druckerzeugnisse wie Visitenkarten selber bestellt und die Druckvorlagen dafür bereitstellt, endete mit jeder weiteren Filiale in einem regelrechten Chaos. Darum entschied sich das Unternehmen im nächsten Step dazu, die gesamte Werbung zentral zu steuern, wenn auch ohne strukturierte Kollaboration, wie beschrieben. Die Zahl der Druckereien wurde reduziert, um auch hier unnötigen Aufwand mit verschiedenen Ansprechpartnern zu reduzieren:
Bei einem Personalwechsel leitet eine Filiale zum Beispiel die Daten für eine Visitenkarte an die Zentrale weiter. Die Daten wurden dort layoutet und gingen wieder zur finalen Freigabe an den Absender, die Filiale, zurück. Die Verantwortlichen dort konnten häufig erst einige Tage später reagieren. Zwischenzeitlich ist die verantwortliche Designerin in der Zentrale für eine Woche auf Fortbildung oder im Urlaub. Nach der finalen Änderung erfolgte eine weitere, letzte Prüfung durch den Besteller/Absender. Bei nur 10 verschiedenen Medientypen, die eine Instanz zweimal im Jahr bestellt (Nachbestellung bei einer Druckerei), gerechnet mit nur 50 Instanzen entstanden bereits 1.000 Druckjobs im Jahr, die jeweils 20 Minuten oder sogar viel mehr Zeit beanspruchten – und zwar auf beiden Seiten. Ganz zu schweigen von der immer noch hohen Fehlerquote.
Die Steuerung und Bestellung der Printwerbung folgt festen Regeln, etwa in Bezug auf die Rabattierungen oder grundlegender werblicher Aussagen, die für alle Filialen identisch sind – so auch, was die Warenpreise und -beschreibungen betrifft.
Die Marketing-Chefin Brigitte Ohlsen hatte zwar stets einen guten Überblick über sämtliche Media-Assets, verlor aber zunehmend die Kontrolle in Bezug auf die Bestellungen der mehr als 100 Filialen. Diesen Aufwand konnte sie selbst nicht mehr leisten. Weitere MitarbeiterInnen mussten eingestellt, eingearbeitet und schließlich auch geführt werden. So oder so: Die Verantwortung für die Produktion sämtlicher Drucksachen aller Filialen lag schließlich bei ihr persönlich. Immer häufiger schlichen sich Flüchtigkeitsfehler im Bestellprozess ein. Dieser Prozess war, so erinnert sich Ohlsen, für sie, aber auch für das gesamte Team ein zunehmender Stressfaktor, der sich durch den Termindruck nur noch verstärkte.
Entscheidung für eine Web-to-Print-Closed-Shop-Lösung
Die Managerin dachte immer wieder darüber nach, wie praktisch es wäre, wenn die Bestellprozesse für ein derart wichtiges Marketingmittel „Print“ so einfach zu steuern wären, wie die Warenbestände über das Warenwirtschaftssystem. Die Kalibrierung von Werbung und Kampagnen quer durch sämtliche Werbemittel und über alle Instanzen hinweg ist aufwändiger und erfordert sogar weit Schritte, als die Steuerung von Waren.
Eine nicht akzeptable Fehlerquote, teils enorme Überproduktionen bei der Druckerei, aber auch ein generell zu teurer Einkaufspreis bei den Drucksachen aufgrund eines fehlenden Managements für Druckerzeugnisse, veranlasste die Managerin schließlich, das zu tun, was sie schon so lange vor sich hergeschoben hatte:
Ein einfaches, passendes Web-to-Print-Closed-Shop-System finden.
Kalkulatorische Erwägungen als Basis für die richtige Shop-Lösung
Den Ausschlag, das Management und den Einkauf von Drucksachen mithilfe eines professionellen Closed-Shop zu organisieren, gab eine einfache Kalkulation (Kosten/Nutzen-Analyse), die verdeutlichte: Mit jeder neuen Filiale würde sich ein Marketingportal wie FLOW rentieren.
Gemeinsam mit dem Leiter der kaufmännischen Abteilung hat Frau Ohlsen zunächst den Status quo analysiert – und nicht schlecht gestaunt, besonders auch bei der Nachkalkulation, als die ersten Vergleichszahlen mit dem FLOW-Closed-Shop vorlagen und ein direkter Vergleich möglich wurde:
- 123 Filialen verbrauchen ein durchschnittliches Budget für Druck und Werbemittel von 13.500 Euro im Jahr. Das entspricht einem Gesamtbudget von 1.660.500 Euro jährlich.
- Die Filialen verbrauchten aber bisher nur etwa 70 Prozent der eingekauften Werbemittel. Der Rest wurde entsorgt, da Sortimente, Preise oder andere Bereiche wie Personalien nicht mehr aktuell waren.
- Kalkulatorisch entsprach dies knapp 500.000 Euro im Jahr an Überproduktion (Wert nicht benötigter Druckerzeugnisse).
- Nach Einführung von FLOW konnte die Verbrauchsquote von 70 auf etwas über 90 Prozent verbessert werden, was einer jährlichen Einsparung von 332.000 Euro entspricht.
Fehlerquote, Reklamation:
- Daneben konnte die Fehlerquote von 9 Prozent auf 2 Prozent reduziert werden, also von knapp 150.000 Euro auf ca. 33.000 Euro, was einer weiteren Einsparung von etwa 116.000 Euro entspricht.
Addiert konnte das Unternehmen somit im ersten Jahr fast 450.000 Euro einsparen.
Schon vor der Installation von FLOW war der Marketingmanagerin anhand der Kalkulation bewusst, dass durch eine kluge Web-to-Print-Lösung ein sechsstelliger Betrag im Jahr eingespart werden könnte. Dass, wie einige Monate nach der Installation überschlagen, sogar deutlich über 400.000 Euro tatsächlich eingespart werden konnten, hat Frau Ohlsen überrascht. Dazu addieren sich weitere Einsparungen im personellen Bereich und durch den Wegfall der zeitintensiven und fehleranfälligen Freigabe- und Revisionsprozesse, sowohl bei den Filialen als auch in der Zentrale und auch bei den eigenen Personalkosten.
Die Marketingchefin war sich im Klaren darüber, dass jede weitere Verzögerung das Chaos rund um das Management der Druckdateien und den Einkauf von Druckprodukten nur weiter verstärkt und zunehmend weniger Zeit bliebe, ein geeignetes System zu suchen.
Eine Druckerei als idealer Systempartner
Neben der generellen Leistungsfähigkeit des Closed-Shops war Ohlsen bewusst, dass die Wahl des Systempartners mit Expertise in der grafischen Industrie elementar ist. Einerseits, um die Fehlerquote bei den unterschiedlichen Druckprozessen zu reduzieren – vor allem jedoch, um die Druckkosten durch die Wahl der jeweils besten Druckerei zu optimieren. Die Palette der benötigten Drucksachen ist groß. In ihrem Fall werden einfache Gutscheinkarten, umfangreiche Kataloge, Geschäftsdrucksachen, Hauswurfsendungen, ggf. Präsentationsmappen oder kleine Büchlein, Leporellos, Schreibblöcke und so weiter benötigt. Doch wer produziert was möglichst kostenoptimiert, zuverlässig und flexibel?
Viele Produzenten von Drucksachen haben sich auf bestimmte Produkte und Dienstleistungen spezialisiert. Wir von der Colour Connection zum Beispiel können eine enorm breite Palette sehr individueller Drucksachen ab Auflage eins herstellen.
Dazu Veredelungen, etwa mit Folien und besonderen Lackierungen, Prägungen, Stanzungen oder auch in zusätzlicher Handarbeit fix und fertig konfektioniert. Anderere Druckereien haben sich auf Großauflagen spezialisiert oder können besonders große Druckformate schnell und günstig drucken, sind führend beim Druck von Büchern etc. Die zentrale Frage ist, welche Drucksache wo bestmöglich flexibel und kostengünstig hergestellt werden kann.
FLOW kann die jeweils beste Druckerei als Dienstleister in das System integrieren. Neben einer soliden Basistechnologie war unsere spezielle Expertise mit Drucksachen ein zentrales Kriterium, um die Bestellungen der unterschiedlichen Drucksachen effizient zu steuern, Druckkosten zu sparen und Überproduktionen und Fehlerquoten auszuschließen.
Die Qual der Wahl bei der Systemsuche
Entscheider wie Brigitte Ohlsen haben bei der Entscheidung, welches System sich für bestimmte Aufgaben am besten eignet, meistens die Qual der Wahl: es gibt zahlreiche Softwares für das Web-to-Print-Management, für alle möglichen Szenarien und Anwendungsbereiche. Doch der Teufel sitzt im Detail – ein Überangebot irritiert und erschwert die Suche einer passenden Software.
Wie schwierig es ist sich überhaupt erstmal zu orientieren und wie riskant, sich schließlich beim Einkauf entsprechender Software falsch zu entscheiden, beschreibt die unabhängige IMPULSE-Bloggerin Vanessa Weber. Die Geschäftsführerin der Firma Werkzeug Weber GmbH & Co KG aus Aschaffenburg spricht in ihren Beiträgen eigene, praktische Erfahrungen und Probleme offen an, mit denen so oder ähnlich viele Entscheider zu kämpfen haben.
Die Expertin resümiert in einem ihrer Blogbeiträge mit dem Titel: „Digitalisierung – ich fühle mich überfordert“: „Wir müssen uns um Big Data kümmern. Wir müssen unsere Prozesse verschlanken. Wir müssen den E-Commerce vorantreiben. Die Aufgabenliste wird jeden Tag länger. Ist das die digitale Transformation, von der alle reden – und unter der offenbar jeder etwas anderes versteht?“
Entscheider sondieren auf der Suche nach spezieller, betrieblicher Software immer mehrere Angebote, um optimale, individuelle Lösungen zu finden. Das kostet Zeit. Funktionen werden live gesichtet und auch Kollegen nach ihren Erfahrungen gefragt.
Nach solchen kräftezehrenden Sondierungen wünschen sich Manager häufig ein Rezept herbei, quasi eine Superformel mit einer Richtigkeitsgarantie für ihre Entscheidungen, denn in dieser temporeichen Geschäftswelt müssen Fehler teuer bezahlt werden. Im schlimmsten Fall beginnt die Suche von vorne. Monate an Zeit sowie Investitionen und personelle Ressourcen sind dann verloren.
Weniger Komplexität bei der Systemwahl
Bei Softwares, egal, ob webbasiert oder über lokale Clients installiert, werden häufig Mammut-Systeme mit sehr vielen Funktionen gekauft, die gar nicht benötigt werden. Paradoxerweise müssen Unternehmen ihre Prozesse oftmals sogar an die Softwares anpassen, da sich solche Systeme aufgrund ihrer starken Parametrisierung nicht so einfach auf die individuellen Workflows individualisieren lassen. Gut funktionierende Workflows, die organisch gewachsen sind, werden häufig verlangsamt und kosten mehr Geld als nötig.
Statt mehr Effizienz zu gewinnen, verlieren Unternehmen somit nur wertvolle Zeit. Engpässe oder spezielle Bedarfe werden oft erst in der alltäglichen, praktischen Betriebsroutine sichtbar, also erst, nachdem ein System in Betrieb genommen wurde.
Softwaresysteme richtig dimensioniert einkaufen und bedarfsgerecht erweitern
Das All-you-can-use-Prinzip ist so wenig nützlich, wie beim All-you-can-eat-Buffet weit über den Appetit zu essen. Es spendet keinen Nutzen und verführt zur klassischen Funktions-Völlerei. Bei Softwares lenken nicht benötigte Funktionen vom Wesentlichen ab und kosten enorme Ressourcen. Funktionen, die wirklich gebraucht werden, finden sich dann nicht selten irgendwo im Dickicht unzähliger Features in einem der unzähligen Sub-Sub-Sub-Menüs.
In ihre SWOT-Analyse schrieb Brigitte Ohlsen unter anderem:
- Kosteneinsparung: Vermeidung von Fehldrucken und Überproduktion.
- Zeiteinsparung: Weniger Stress bei uns und den Instanzen. Keine verpassten Termine mehr.
- Kundennutzen: Bessere Verfügbarkeit von passenden Werbematerialien.
- Stressfreieres Arbeiten im Team. Mehr Fokussierung auf das Wesentliche: Kunden!
- Generell besserer Überblick.
- Einfaches System gemeinsam mit Instanzen im laufenden Betrieb ggf. erweitern.
- Software-Partner: Kompetente, individuelle Beratung in allen drucktechnischen Fragen. Preisoptimierung.
- Zusätzliche Funktionen wie Lagerbestände.
- Organisation postalischer Kampagnen.
- Entscheider tragen das Risiko für falsche Entscheidung. Verantwortung größtenteils bei mir.
- Zu viel Schulungsaufwand. Team akzeptiert komplexen Workflow nicht (neue Software). Zu viel Komplexität! Boykott der Instanzen.
- Lokale Software muss ständig aktualisiert werden.
- Preise, Systemkosten, Kosten für Administration.
- Schlechter Support, keine kompetenten oder greifbaren Ansprechpartner.
- Keine Flexibilisierung möglich.
- Druckerei akzeptiert den Workflow nicht oder kein Ansprechpartner bei einer Druckerei.
- Mehr Zeit und Aufwand als Nutzen.
So entstand vor der Suche eine Strategie, um die Recherche logisch einzugrenzen. Kern der Entscheidung waren wenige, aber elementar wichtige Voraussetzungen:
- Simplizität und im ersten Schritt geringstmögliche Komplexität. Web-to-Print-Closed-Shop in der ersten Stufe einfach strukturieren.
- Gutes Verhältnis zum Anbieter: Erreichbarkeit, Freundlichkeit, Engagement.
- Moderne Schnittstellenarchitektur.
- Kein Schulungsbedarf, der mit weiteren Personalaufwänden auf allen Seiten verbunden ist.
- Ausgereifte Technologie, deutscher Softwaredienstleister mit weitreichenden Erfahrungen, speziell mit dem webbasierten Medienmanagement.
- Basisversion kostenfrei und Software generell günstig zu beziehen.
- Keine lokalen Installationen, rein webbasiert – ein Internetzugang soll genügen.
- Sichere, zukunftsfähige Architektur (Kompatibilität mit anderen Systemen).
- Individuelle Skalierbarkeit. Anpassungsfähigkeit an verändernde Ansprüche.
- Anbieter und Administrator des Closed-Shops sollte eine Druckerei sein: Die größte Erfahrung im Management von gedruckten Marketingmaterialien hat eine Druckerei. Softwaredienstleister und Kreativ- oder Werbeagenturen wissen nicht alles über die mittlerweile weitreichenden Möglichkeiten einer modernen Printproduktion.
Die zentrale Idee für den Entscheidungsprozess war also: Komplexität reduzieren und nur mit den tatsächlich benötigten Funktionen starten. Mit dieser Superformel startet man einen Prozess, der nicht schon im ersten Schritt alle möglichen theoretischen Anforderungen an ein neues System abdeckt. Diese werden erst dann zugeschaltet, wenn sie auch benötigt werden.
Solche Anforderungen können im echten Einsatz viel präziser lokalisiert werden. Fehlende, meist spezielle Möglichkeiten, so die Strategie, werden individuell nachgerüstet. Beispielsweise die Anbindung dritter Systeme durch flexible Schnittstellen. Diese Strategie:
Anfangen, Erfahren, Ergänzen,
ist mit FLOW jederzeit möglich. Unternehmen, die zusätzliche Anforderungen Step by Step im realen Betrieb zuschalten, lassen passgenaue Software-Ökosysteme organisch wachsen und vermeiden somit Funktionsfriedhöfe.
Mittelständische Unternehmen, aber auch Konzerne suchen mittlerweile gezielt nach praktischen, flexiblen Lösungen, die bezahlbar sind, reibungslos integriert werden können und einfach zu bedienen sind – ohne ewig Anleitungen zu wälzen, um schließlich doch nur festzustellen, was theoretisch möglich wäre, jedoch selbst perspektivisch gesehen nicht nötig ist.
Zu den wenigen Druckereien, die sich hier nicht nur als Anbieter, sondern selbst als engagierte Administratoren engagieren, zählten schließlich wir, die COLOUR CONNECTION GmbH aus Frankfurt.
Frau Ohlsen hatte zunächst unsere Unterlagen gecheckt und rief daraufhin an.
Die webbasierte Präsentation gab den Ausschlag für FLOW:
- Solide, seit 15 Jahren bewährte Basistechnologie.
- Server in Deutschland, DSGVO-konform.
- Einfache, kostenfreie Grundfunktionen.
- Kein Schulungsbedarf erforderlich.
- Keine lokale Installation, nur Internetzugang erforderlich.
- Administriert durch uns als Druckdienstleister mit viel Erfahrung in diesem Gewerk.
- Skalierbar, bedarfsgerecht erweiterbar.
- Schnittstellengerechte Architektur.
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Ergebnis: Verbesserter Web-to-Print-Workflow mit einer Druckerei als Partner
Nach einem Jahr, in dem das direkt von uns administrierte FLOW mittlerweile in Betrieb ist, weiß die Marketingmanagerin Brigitte Ohlsen, dass sie alles richtig gemacht hat. Unsere Druckexperten stehen nicht nur für technische Fragen bezüglich des Systems zur Verfügung, sondern helfen auch bei der Einsparung von Druckkosten durch eine Beratung in Bezug auf die richtigen Druckprozesse.
Ohlsen hat mittlerweile einen externen Shop für Werbemittel angebunden, damit die Filialen auch Tassen, Kugelschreiber und andere Give-Aways über das System bestellen können. Nennenswerte Überproduktionen und Fehlerquoten gehören der Vergangenheit an.
Die Marketingleiterin ist zufrieden und hat das System, nach einer ersten Startphase von 6 Monaten, mit zunächst nur einigen Vorlagen und Filialen, mittlerweile von der kostenlosen Version Flow-Basic auf FLOW PROFESSIONAL erweitert.
Damit kann das Unternehmen:
- unbegrenzt viele Filialen sowie
- unbegrenzt viele editierbare und nicht editierbare Druckdateien oder Markenartikel administrieren.
- Das Modul Lager und Logistikservice nutzen. Drucksachen und andere Bedarfe wie Werbemittel werden fachgerecht (Temperatur, Luftfeuchte etc.) gelagert und Mindestbestände automatisch gemeldet, damit jede Filiale stets die benötigten Drucksachen und Werbemittel zur Verfügung hat und es keine Engpässe beim Einkauf von Drucksachen gibt.
- Weitere Druckereien oder Dienstleister frei wählen.
- Einen Freigabeworkflow nutzen.
Das Verhältnis der Kosten von 3.348 Euro/Jahr (279,00 Euro/Monat) zu der Einsparung von circa 450.000 Euro, beträgt weniger als 1 Prozent. Der Service und die Druckkosten-Optimierung sind bereits inklusive.