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Sie sind daran interessiert, Ihre unternehmensinternen Prozesse wesentlich schneller und kostengünstiger zu gestalten? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf!
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Brigitte Ohlsen leitet das Marketing einer Einzelhandelskette für spezielle Tee- und Gewürzsortimente – mittlerweile mit über 123 Filialen in der DACH-Region.
Das Unternehmen expandiert seit Jahren und bietet seinen Kunden ein ständig wechselndes Sortiment sowie klassische Bestseller, die dauerhaft im Angebot sind. Im Marketing sind Druckprodukte elementar für das Unternehmen. Das Unternehmen setzt bewusst auf multisensorische Druckerzeugnisse, um die Botschaften durch besondere Papiersorten mit speziellen Haptiken emotional zu verstärken.
Die Fokussierung auf Print wird jedoch durch einen Produktshop im Internet unterstützt, speziell für Kunden, die z. B. bestimmte, schon bekannte Waren nachbestellen möchten.
Je nach Weltmarktpreisen und speziellen Angeboten des Großhandels wechseln die Sortimente des Unternehmens mehrfach im Jahr. Die Druckdateien für den Hauptkatalog mit dem Gesamtsortiment werden zweimal im Jahr aktualisiert. Dazu kommen spezielle Kampagnen, saisonale Angebote sowie lokale oder regionale Angebote einzelner Filialen.
Daneben benutzen alle Filialen standardisierte Druckvorlagen wie kleine Rabattkärtchen und natürlich auch Geschäftsausstattungen, etwa Visitenkarten oder Briefpapier.
Das Portfolio an jährlich benötigten Drucksachen besteht also aus Druckvorlagen, die für alle Filialen gleich formatiert und bestückt sind (zentraler Produktkatalog, kleinere Tüten, Schachteln, Rabattkärtchen) und solchen, die zum Beispiel nur für Filialen in Frage kommen, die zum Beispiel über eine größere Verkaufsfläche verfügen.
Jede Filiale kann aus einem speziellen Portfolio aus jährlich wechselnden kleinen, ebenfalls standardisierten Kampagnen-Booklets auswählen, jeweils im Rahmen eines vorher festgelegten Marketingbudgets.
Die Praxis, dass jede Filiale Druckerzeugnisse wie Visitenkarten selber bestellt und die Druckvorlagen dafür bereitstellt, endete mit jeder weiteren Filiale in einem regelrechten Chaos. Darum entschied sich das Unternehmen im nächsten Step dazu, die gesamte Werbung zentral zu steuern, wenn auch ohne strukturierte Kollaboration, wie beschrieben. Die Zahl der Druckereien wurde reduziert, um auch hier unnötigen Aufwand mit verschiedenen Ansprechpartnern zu reduzieren:
Bei einem Personalwechsel leitet eine Filiale zum Beispiel die Daten für eine Visitenkarte an die Zentrale weiter. Die Daten wurden dort layoutet und gingen wieder zur finalen Freigabe an den Absender, die Filiale, zurück. Die Verantwortlichen dort konnten häufig erst einige Tage später reagieren. Zwischenzeitlich ist die verantwortliche Designerin in der Zentrale für eine Woche auf Fortbildung oder im Urlaub. Nach der finalen Änderung erfolgte eine weitere, letzte Prüfung durch den Besteller/Absender. Bei nur 10 verschiedenen Medientypen, die eine Instanz zweimal im Jahr bestellt (Nachbestellung bei einer Druckerei), gerechnet mit nur 50 Instanzen entstanden bereits 1.000 Druckjobs im Jahr, die jeweils 20 Minuten oder sogar viel mehr Zeit beanspruchten – und zwar auf beiden Seiten. Ganz zu schweigen von der immer noch hohen Fehlerquote.
Die Steuerung und Bestellung der Printwerbung folgt festen Regeln, etwa in Bezug auf die Rabattierungen oder grundlegender werblicher Aussagen, die für alle Filialen identisch sind – so auch, was die Warenpreise und -beschreibungen betrifft.
Die Marketing-Chefin Brigitte Ohlsen hatte zwar stets einen guten Überblick über sämtliche Media-Assets, verlor aber zunehmend die Kontrolle in Bezug auf die Bestellungen der mehr als 100 Filialen. Diesen Aufwand konnte sie selbst nicht mehr leisten. Weitere MitarbeiterInnen mussten eingestellt, eingearbeitet und schließlich auch geführt werden. So oder so: Die Verantwortung für die Produktion sämtlicher Drucksachen aller Filialen lag schließlich bei ihr persönlich. Immer häufiger schlichen sich Flüchtigkeitsfehler im Bestellprozess ein. Dieser Prozess war, so erinnert sich Ohlsen, für sie, aber auch für das gesamte Team ein zunehmender Stressfaktor, der sich durch den Termindruck nur noch verstärkte.
Die Managerin dachte immer wieder darüber nach, wie praktisch es wäre, wenn die Bestellprozesse für ein derart wichtiges Marketingmittel „Print“ so einfach zu steuern wären, wie die Warenbestände über das Warenwirtschaftssystem. Die Kalibrierung von Werbung und Kampagnen quer durch sämtliche Werbemittel und über alle Instanzen hinweg ist aufwändiger und erfordert sogar weit Schritte, als die Steuerung von Waren.
Eine nicht akzeptable Fehlerquote, teils enorme Überproduktionen bei der Druckerei, aber auch ein generell zu teurer Einkaufspreis bei den Drucksachen aufgrund eines fehlenden Managements für Druckerzeugnisse, veranlasste die Managerin schließlich, das zu tun, was sie schon so lange vor sich hergeschoben hatte:
Den Ausschlag, das Management und den Einkauf von Drucksachen mithilfe eines professionellen Closed-Shop zu organisieren, gab eine einfache Kalkulation (Kosten/Nutzen-Analyse), die verdeutlichte: Mit jeder neuen Filiale würde sich ein Marketingportal wie FLOW rentieren.
Gemeinsam mit dem Leiter der kaufmännischen Abteilung hat Frau Ohlsen zunächst den Status quo analysiert – und nicht schlecht gestaunt, besonders auch bei der Nachkalkulation, als die ersten Vergleichszahlen mit dem FLOW-Closed-Shop vorlagen und ein direkter Vergleich möglich wurde:
Fehlerquote, Reklamation:
Schon vor der Installation von FLOW war der Marketingmanagerin anhand der Kalkulation bewusst, dass durch eine kluge Web-to-Print-Lösung ein sechsstelliger Betrag im Jahr eingespart werden könnte. Dass, wie einige Monate nach der Installation überschlagen, sogar deutlich über 400.000 Euro tatsächlich eingespart werden konnten, hat Frau Ohlsen überrascht. Dazu addieren sich weitere Einsparungen im personellen Bereich und durch den Wegfall der zeitintensiven und fehleranfälligen Freigabe- und Revisionsprozesse, sowohl bei den Filialen als auch in der Zentrale und auch bei den eigenen Personalkosten.
Die Marketingchefin war sich im Klaren darüber, dass jede weitere Verzögerung das Chaos rund um das Management der Druckdateien und den Einkauf von Druckprodukten nur weiter verstärkt und zunehmend weniger Zeit bliebe, ein geeignetes System zu suchen.
Neben der generellen Leistungsfähigkeit des Closed-Shops war Ohlsen bewusst, dass die Wahl des Systempartners mit Expertise in der grafischen Industrie elementar ist. Einerseits, um die Fehlerquote bei den unterschiedlichen Druckprozessen zu reduzieren – vor allem jedoch, um die Druckkosten durch die Wahl der jeweils besten Druckerei zu optimieren. Die Palette der benötigten Drucksachen ist groß. In ihrem Fall werden einfache Gutscheinkarten, umfangreiche Kataloge, Geschäftsdrucksachen, Hauswurfsendungen, ggf. Präsentationsmappen oder kleine Büchlein, Leporellos, Schreibblöcke und so weiter benötigt. Doch wer produziert was möglichst kostenoptimiert, zuverlässig und flexibel?
Viele Produzenten von Drucksachen haben sich auf bestimmte Produkte und Dienstleistungen spezialisiert. Wir von der Colour Connection zum Beispiel können eine enorm breite Palette sehr individueller Drucksachen ab Auflage eins herstellen.
Dazu Veredelungen, etwa mit Folien und besonderen Lackierungen, Prägungen, Stanzungen oder auch in zusätzlicher Handarbeit fix und fertig konfektioniert. Anderere Druckereien haben sich auf Großauflagen spezialisiert oder können besonders große Druckformate schnell und günstig drucken, sind führend beim Druck von Büchern etc. Die zentrale Frage ist, welche Drucksache wo bestmöglich flexibel und kostengünstig hergestellt werden kann.
FLOW kann die jeweils beste Druckerei als Dienstleister in das System integrieren. Neben einer soliden Basistechnologie war unsere spezielle Expertise mit Drucksachen ein zentrales Kriterium, um die Bestellungen der unterschiedlichen Drucksachen effizient zu steuern, Druckkosten zu sparen und Überproduktionen und Fehlerquoten auszuschließen.
Entscheider wie Brigitte Ohlsen haben bei der Entscheidung, welches System sich für bestimmte Aufgaben am besten eignet, meistens die Qual der Wahl: es gibt zahlreiche Softwares für das Web-to-Print-Management, für alle möglichen Szenarien und Anwendungsbereiche. Doch der Teufel sitzt im Detail – ein Überangebot irritiert und erschwert die Suche einer passenden Software.
Wie schwierig es ist sich überhaupt erstmal zu orientieren und wie riskant, sich schließlich beim Einkauf entsprechender Software falsch zu entscheiden, beschreibt die unabhängige IMPULSE-Bloggerin Vanessa Weber. Die Geschäftsführerin der Firma Werkzeug Weber GmbH & Co KG aus Aschaffenburg spricht in ihren Beiträgen eigene, praktische Erfahrungen und Probleme offen an, mit denen so oder ähnlich viele Entscheider zu kämpfen haben.
Die Expertin resümiert in einem ihrer Blogbeiträge mit dem Titel: „Digitalisierung – ich fühle mich überfordert“: „Wir müssen uns um Big Data kümmern. Wir müssen unsere Prozesse verschlanken. Wir müssen den E-Commerce vorantreiben. Die Aufgabenliste wird jeden Tag länger. Ist das die digitale Transformation, von der alle reden – und unter der offenbar jeder etwas anderes versteht?“
Entscheider sondieren auf der Suche nach spezieller, betrieblicher Software immer mehrere Angebote, um optimale, individuelle Lösungen zu finden. Das kostet Zeit. Funktionen werden live gesichtet und auch Kollegen nach ihren Erfahrungen gefragt.
Nach solchen kräftezehrenden Sondierungen wünschen sich Manager häufig ein Rezept herbei, quasi eine Superformel mit einer Richtigkeitsgarantie für ihre Entscheidungen, denn in dieser temporeichen Geschäftswelt müssen Fehler teuer bezahlt werden. Im schlimmsten Fall beginnt die Suche von vorne. Monate an Zeit sowie Investitionen und personelle Ressourcen sind dann verloren.
Bei Softwares, egal, ob webbasiert oder über lokale Clients installiert, werden häufig Mammut-Systeme mit sehr vielen Funktionen gekauft, die gar nicht benötigt werden. Paradoxerweise müssen Unternehmen ihre Prozesse oftmals sogar an die Softwares anpassen, da sich solche Systeme aufgrund ihrer starken Parametrisierung nicht so einfach auf die individuellen Workflows individualisieren lassen. Gut funktionierende Workflows, die organisch gewachsen sind, werden häufig verlangsamt und kosten mehr Geld als nötig.
Statt mehr Effizienz zu gewinnen, verlieren Unternehmen somit nur wertvolle Zeit. Engpässe oder spezielle Bedarfe werden oft erst in der alltäglichen, praktischen Betriebsroutine sichtbar, also erst, nachdem ein System in Betrieb genommen wurde.
Das All-you-can-use-Prinzip ist so wenig nützlich, wie beim All-you-can-eat-Buffet weit über den Appetit zu essen. Es spendet keinen Nutzen und verführt zur klassischen Funktions-Völlerei. Bei Softwares lenken nicht benötigte Funktionen vom Wesentlichen ab und kosten enorme Ressourcen. Funktionen, die wirklich gebraucht werden, finden sich dann nicht selten irgendwo im Dickicht unzähliger Features in einem der unzähligen Sub-Sub-Sub-Menüs.
In ihre SWOT-Analyse schrieb Brigitte Ohlsen unter anderem:
So entstand vor der Suche eine Strategie, um die Recherche logisch einzugrenzen. Kern der Entscheidung waren wenige, aber elementar wichtige Voraussetzungen:
Die zentrale Idee für den Entscheidungsprozess war also: Komplexität reduzieren und nur mit den tatsächlich benötigten Funktionen starten. Mit dieser Superformel startet man einen Prozess, der nicht schon im ersten Schritt alle möglichen theoretischen Anforderungen an ein neues System abdeckt. Diese werden erst dann zugeschaltet, wenn sie auch benötigt werden.
Solche Anforderungen können im echten Einsatz viel präziser lokalisiert werden. Fehlende, meist spezielle Möglichkeiten, so die Strategie, werden individuell nachgerüstet. Beispielsweise die Anbindung dritter Systeme durch flexible Schnittstellen. Diese Strategie:
ist mit FLOW jederzeit möglich. Unternehmen, die zusätzliche Anforderungen Step by Step im realen Betrieb zuschalten, lassen passgenaue Software-Ökosysteme organisch wachsen und vermeiden somit Funktionsfriedhöfe.
Mittelständische Unternehmen, aber auch Konzerne suchen mittlerweile gezielt nach praktischen, flexiblen Lösungen, die bezahlbar sind, reibungslos integriert werden können und einfach zu bedienen sind – ohne ewig Anleitungen zu wälzen, um schließlich doch nur festzustellen, was theoretisch möglich wäre, jedoch selbst perspektivisch gesehen nicht nötig ist.
Zu den wenigen Druckereien, die sich hier nicht nur als Anbieter, sondern selbst als engagierte Administratoren engagieren, zählten schließlich wir, die COLOUR CONNECTION GmbH aus Frankfurt.
Frau Ohlsen hatte zunächst unsere Unterlagen gecheckt und rief daraufhin an.
Die webbasierte Präsentation gab den Ausschlag für FLOW:
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Nach einem Jahr, in dem das direkt von uns administrierte FLOW mittlerweile in Betrieb ist, weiß die Marketingmanagerin Brigitte Ohlsen, dass sie alles richtig gemacht hat. Unsere Druckexperten stehen nicht nur für technische Fragen bezüglich des Systems zur Verfügung, sondern helfen auch bei der Einsparung von Druckkosten durch eine Beratung in Bezug auf die richtigen Druckprozesse.
Ohlsen hat mittlerweile einen externen Shop für Werbemittel angebunden, damit die Filialen auch Tassen, Kugelschreiber und andere Give-Aways über das System bestellen können. Nennenswerte Überproduktionen und Fehlerquoten gehören der Vergangenheit an.
Die Marketingleiterin ist zufrieden und hat das System, nach einer ersten Startphase von 6 Monaten, mit zunächst nur einigen Vorlagen und Filialen, mittlerweile von der kostenlosen Version Flow-Basic auf FLOW PROFESSIONAL erweitert.
Damit kann das Unternehmen:
Das Verhältnis der Kosten von 3.348 Euro/Jahr (279,00 Euro/Monat) zu der Einsparung von circa 450.000 Euro, beträgt weniger als 1 Prozent. Der Service und die Druckkosten-Optimierung sind bereits inklusive.