Web to Print Software: die Plattform hinter der Druckerei-Dienstleistung
Eine Web to Print Software automatisiert die Prozesse für Bestellung, Gestaltung und Freigabe von Drucksachen direkt im Web: Mitarbeitende gestalten ihre Vorlagen für den Print online, geben das Design frei und lösen den Druckauftrag aus, ohne lokale Software. Bei Colour Connection ist die Web to Print Software FLOW kein reines SaaS-Produkt, sondern integrierter Bestandteil einer Druckerei-Dienstleistung.
Sie bekommen die Plattform und die angeschlossene Produktion aus einer Hand.
Diese Seite zeigt, was eine Software für Web to Print leistet, wie sie sich integriert und
worin sich eine web2print Software von einem reinen Softwareprodukt unterscheidet.
Den vollen Funktionsumfang und ein Praxisbeispiel mit Zahlen
finden Sie auf unserer ausführlichen Web to Print Seite.
Was leistet eine Web to Print Software? Auf einen Blick:
Was es ist
Webbasierte Web to Print Lösung und Software, die Bestellung, Gestaltung, Freigabe und Druck von Drucksachen in einem System bündelt
Kernfunktionen
Online-Editor, Vorlagen-Verwaltung, Bestellabwicklung, Abnahmen, Preflight, Rollen- und Rechtesystem
Typische Anwender
Marketingabteilungen in Handelsketten, Franchise-Systemen, Konzernen, Verbänden und Genossenschaften
Schnittstellen
ERP, PIM, DAM, E-Commerce, SSO, Datenbank-Anbindung, IDML-Import aus Adobe InDesign
Unterschied zu reinen Software-Anbietern
Bei Colour Connection mit eigener Druckproduktion in Frankfurt: Software und Druck aus einer Hand statt reiner Technologie
Preis
FLOW Basic EUR 180,00 pro Jahr, FLOW Professional EUR 380,00 pro Monat inklusive Service
Was eine Web to Print Software leistet
Im Kern bündelt eine Web to Print Software sechs Funktionsbereiche, die zusammen die Prozesse im Web bis zum fertigen Print abbilden:
- Online-Editor mit CI-sicheren Vorlagen: Jede Niederlassung gestaltet ihr Design im Web, ohne das Layout zu brechen.
- Druckvorlagen- und Template-Verwaltung für alle wiederkehrenden Druckprodukte.
- Bestellabwicklung mit hinterlegten Preislisten pro Niederlassung, damit aus einem Auftrag in wenigen Klicks ein Druckauftrag wird. Frei wählbare Rechnungsempfänger und Lieferadressen erlauben die Lieferung direkt an eine Messe oder einen einzelnen Standort.
- Abnahme- und Korrekturschleifen mit nachvollziehbaren Wegen.
- Preflight-Prüfung, die Druckdaten vor dem Druck kontrolliert.
- Rollen- und Rechtesystem plus Schnittstellen zur bestehenden IT.
Bei Colour Connection gehören diese Funktionen zu einer Dienstleistung, nicht zu einem anonymen Software-Abonnement: Web und Print kommen aus einer Hand. Genau das ist der Unterschied, der im Betrieb zählt.
Praktisch verkürzt das die Abläufe spürbar: Wo früher Bedarf, Marketing, Mediengestaltung, Korrektur, Freigabe und Druck nacheinander liefen, bleibt mit einer Web to Print Software nur noch Bedarf, Dateneingabe und Druck.
Funktionen einer Web to Print Software im Überblick
Vier dieser Funktionsbereiche greifen im Tagesgeschäft besonders eng ineinander: Editor, Vorlagen-Verwaltung, Bestellabwicklung und Abnahmen.
Über den Editor im Web erstellen Mitarbeitende Druckvorlagen innerhalb definierter Felder, tauschen Logos oder Standortdaten aus und kümmern sich selbst um Design und Individualisierung, ohne dass die Zentrale jedes Layout prüfen muss.
Hinterlegte Preislisten, automatisierte Bestellvorgänge und Korrekturschleifen sorgen dafür, dass wiederkehrende Prozesse und Abläufe einheitlich laufen, egal ob eine Niederlassung Briefpapier oder einen Katalog bestellt.
Wie tief diese Funktionen reichen, inklusive Closed-Shop-Workflow und Rollenmodell, beschreiben wir ausführlich auf unserer Web to Print Seite.
Verwaltet werden darüber alle gängigen Druckprodukte:
- Visitenkarten
- Flyer
- Broschüren
- Kataloge
- Werbemittel
und weitere Druckerzeugnisse bis hin zu personalisierten Druckdokumenten.
Auch Werbeartikel lassen sich über angebundene Shops im selben Portal im Web bestellen. Wie aus diesen Daten am Ende ein sauberes Druckergebnis wird, sichert die Druckvorstufe, die jede Datei vor dem Druck prüft.
Schnittstellen und Integration: ERP, PIM, SSO und der Produktionsanschluss
Die Schnittstellen sind der inhaltliche Hauptunterschied zwischen einer reinen Software und einer Plattform mit Produktionsanschluss. Eine Web to Print Software muss sich in die vorhandene IT-Landschaft einfügen und die bestehenden Prozesse abbilden, statt ein weiteres Datensilo zu schaffen. FLOW bindet sich über Schnittstellen an ERP-, PIM-, DAM- und E-Commerce-Systeme an; Preislisten, Produktdaten und die Benutzerverwaltung lassen sich aus bestehenden Systemen übernehmen. Eine Datenbank-Anbindung hält Tarife und Stammdaten aktuell, ein IDML-Import überführt Layout und Design direkt aus Adobe InDesign in den Print.
Für regulierte Branchen ist Single-Sign-On entscheidend. Banken und Sparkassen lassen externe Portale meist nur mit SSO und abgestuften Zugriffsrechten zu. Über SSO melden sich Mitarbeitende mit ihrem gewohnten Unternehmens-Login an, ohne separate Zugangsdaten. Eine Web to Print Software ohne diese Integration fällt dort durch das Raster.
Hier zeigt sich der strukturelle Vorteil der eigenen Produktion. Bei Colour Connection läuft die Integration nicht an einer Software-Schnittstelle in ein fremdes Druckhaus, sondern bis in die eigene Produktion in Frankfurt. Plattform und Produktion liegen in einer Hand: Web und Print aus einem Vertrag.
Die tiefere Mehrmandanten-Architektur für komplexe Konzernstrukturen behandeln wir auf der eigenen Web to Print System-Seite hier zählt die Integrations-Sicht.
Für wen eine Web to Print Software sinnvoll ist
Eine Web to Print Software lohnt sich überall dort, wo mehrere Stellen parallel Drucksachen im Web bestellen und das Markenbild trotzdem einheitlich bleiben soll. Die Zielgruppen sind klar umrissen: Marketingabteilungen in Einzelhandelsketten und Franchise-Systemen, Konzerne mit verteilten Standorten, Hotelketten und Handelsketten, Verbände und Genossenschaften sowie Agenturen und Mediendienstleister, die für ihre Kunden den Print steuern.
Wer nur eine einzelne Bestellung pro Quartal aufgibt, braucht keine Plattform; sobald aber viele Bestellungen über viele Niederlassungen laufen, wird die Software zum Werkzeug der Marketingabteilung und bündelt verteilte Prozesse an einem Ort.
Bei verteilten Strukturen entscheidet nicht der Funktionsumfang über den Erfolg, sondern die Frage, ob das System die Organisation abbildet. Drei Anforderungen stehen erfahrungsgemäß im Vordergrund.
- Rollen- und Rechtestruktur: Welche Anwender dürfen bestellen, wer korrigieren, wer Budgets freigeben?
- Mehrsprachigkeit: Sobald Standorte in Österreich, der Schweiz oder im weiteren Ausland mitbestellen, braucht das Portal mehrsprachige Oberflächen und Vorlagen, sonst entstehen genau die Insellösungen, die man vermeiden wollte.
- Einführung: Eine Software, die wochenlange Schulungen verlangt, scheitert in der Fläche; die Anwender vor Ort müssen ohne Vorkenntnisse zurechtkommen.
Aus über 20 Jahren Web to Print bei Colour Connection lässt sich das klar sagen: Lösungen scheitern selten an fehlenden Funktionen, sondern an überdimensionierten Systemen. Ein Brand-Portal für lokale Aktionskommunikation funktioniert nur, wenn die Standorte ihren Spielraum beim Design bekommen, auch ohne eigene Designabteilung, und die Marke trotzdem kontrolliert bleibt.
SaaS, Hosting und DSGVO: Datenhaltung und Support in Deutschland
FLOW ist eine cloudbasierte SaaS-Lösung mit Servern und Datenhaltung in Deutschland, DSGVO-konform und mit deutschsprachigem Support. Weil die Plattform webbasiert ist, ist sie rund um die Uhr erreichbar, ohne dass Sie eigene Software installieren oder pflegen müssen. Das ist mehr als ein Marketingargument.
Wer eine Web to Print Software einsetzt, verarbeitet personenbezogene Daten: Stammdaten der Besteller, Lieferadressen, bei Mailings auch Empfängeradressen. Damit gelten die Informationspflichten aus Art. 13 DSGVO, und zwischen Markenzentrale und Dienstleister wird nach Art. 28 ein Auftragsverarbeitungsvertrag fällig. Art. 32 verlangt zusätzlich technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit der Verarbeitung.
Für datenschutzsensible Pharmakampagnen oder Kommunikation im Finanzsektor ist die Frage nach dem Serverstandort oft das erste Auswahlkriterium. Eine SaaS-Web to Print Lösung mit Hosting in Deutschland nimmt Ihnen die Drittland-Problematik ab, die bei US-Cloud-Diensten regelmäßig Klärungsbedarf erzeugt. Die Produktion von Colour Connection arbeitet zudem seit 2008 ÖKOPROFIT-zertifiziert und seit 2013 klimakompensiert über natureOffice.
Web to Print Software, Shop oder Service: die Abgrenzung
Drei Begriffe werden im Markt oft vermischt, meinen aber Unterschiedliches. Ein einfacher Shop ist eine reine Bestellstrecke für Druckprodukte im Web. Eine Web to Print Software fügt Editor, Design- und Vorlagen-Management, Rollen und Abnahmen hinzu, ist also für verteilte Organisationen gebaut. Ein Druckerei-Service mit Plattform verbindet beides mit einer eigenen Produktion und persönlicher Beratung.
Daraus folgt die Positionierung, und sie ist für die Auswahl entscheidend. Software-Verzeichnisse listen Funktionen, sagen aber nichts über den Service. Reine Software-Anbieter liefern die Technologie und müssen die Drucklogik dazukaufen; manche Lösungen sind als Software für Druckbetriebe konzipiert, andere als reines Endkunden-Portal. Eine gute Web to Print Lösung als Software verbindet beide Seiten, das Web und den Print, statt nur eine davon abzudecken. Ein Druckbetrieb kennt Druckdaten, Papiere, Auflagen und Kosten aus der Produktion und kann eine Vorlage schon vor dem Druck auf Druckbarkeit prüfen.
Colour Connection ist deshalb kein reiner Software-Anbieter und kein anonymes Verzeichnis, sondern ein Druckunternehmen, das Software für Web to Print und eigene Produktion verbindet. Wer Software und Druck aus einer Hand will, vergleicht am Ende nicht Funktionslisten, sondern fragt, wer im Betrieb erreichbar ist, wenn eine Vorlage hakt.
Lösungstyp:
Shop
Was es ist:
Reine Bestellstrecke für Druckprodukte im Web
Wofür geeignet:
Einfache, wiederkehrende Bestellungen
Lösungstyp:
Web to Print Software
Was es ist:
Zusätzlich Editor, Vorlagen-Management, Rollen und Freigaben
Wofür geeignet:
Verteilte Organisationen mit vielen Standorten
Lösungstyp:
Druckerei-Service mit Plattform
Was es ist:
Software plus eigene Produktion und persönliche Beratung
Wofür geeignet:
Web und Print aus einer Hand
Anwendungsfälle: Web to Print Software in der Praxis
Wie sich diese Kriterien im Alltag auswirken, zeigen drei typische Anwendungen aus unseren Projekten. Sie sind branchenbezogen anonymisiert.
- Pharma und Healthcare: Ein Unternehmen mit dezentralen Außendienst-Standorten braucht rechtssichere Kampagnen im Print. Das Problem: Externe Tools mit Servern außerhalb der EU erzeugen ein Datenschutz-Risiko. Die Lösung war eine SaaS-Web to Print Software mit Servern in Deutschland. Das Ergebnis: schnelle, markentreue Aktionskommunikation ohne Datenschutz-Vorbehalte.
- Bank und Sparkasse: Viele Niederlassungen, strenge Genehmigungen, klare IT-Vorgaben. Ohne Single-Sign-On und abgestufte Rechte ist kein externes Portal genehmigungsfähig. Mit SSO-Anbindung und einem Rollenmodell mit Vier-Augen-Prinzip entstehen Drucksachen im einheitlichen Design für jede Niederlassung, ohne Mehraufwand in der Marketingabteilung.
- Internationales Filialnetz: Standorte in mehreren Ländern, hoher manueller Bestellaufwand im Einkauf. Sprachbarrieren und Medienbrüche zwischen Bestellung und ERP kosteten Zeit. Ein mehrsprachiges Portal mit ERP-Anbindung automatisierte die Prozesse und senkte die Fehlerquote spürbar.
Web to Print Software als Teil eines Druckerei-Service
Die Software ist bei Colour Connection der Zugang zu einer Web to Print Dienstleistung, nicht der Endzweck. Preflight, Druckkosten-Optimierung und ein persönlicher Ansprechpartner gehören dazu, statt eines anonymen SaaS-Vertrags. Genau dieser Service entscheidet in der täglichen Anwendung oft mehr als die Funktionsliste, weil bei Colour Connection jemand für Web und Print erreichbar ist, wenn ein Sonderauftrag ansteht.
Über FLOW lassen sich Module Schritt für Schritt zuschalten, vom Lager- und Logistikservice über Print-on-Demand bis zur Anbindung eines Corporate Shops für Marketingartikel. Wie weit ein solches Setup tragen kann, zeigt ein Filialnetz-Projekt mit über 120 Standorten, das im ersten Jahr rund 450.000 Euro eingespart hat. Die ganze Web to Print Dienstleistung mit Praxisbeispiel haben wir hier im Detail dokumentiert.
Prüfen Sie mit Colour Connection, ob FLOW zu Ihren Anforderungen passt: Sprechen Sie uns an oder laden Sie die FLOW-Broschüre herunter.
Häufige Fragen zur Web to Print Software
Für die meisten Unternehmen lohnt sich eine gemietete SaaS-Lösung. Eine Eigenentwicklung verursacht dauerhaft Wartungs-, Sicherheits- und Integrationskosten und rechnet sich nur bei sehr großen, speziellen Anforderungen. FLOW Basic ist kostenfrei, FLOW Professional kostet 279 Euro pro Monat inklusive Service.
FLOW von Colour Connection läuft auf Servern in Deutschland mit DSGVO-konformer Datenbank. Für den Closed-Shop wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Serverstandort und Support in Deutschland sind besonders für Pharma- und Finanzkunden relevant.
Eine Web to Print Software ist eine webbasierte Lösung, mit der Unternehmen Drucksachen zentral verwalten, individualisieren und bestellen. Druckvorlagen, Preislisten und der Freigabeprozess liegen in einem System. Mitarbeitende bestellen ihre Produkte für den Print direkt im Web, ohne lokale Software zu installieren.
Ein einfacher Shop ist eine reine Bestellstrecke; eine Web to Print Software ergänzt Editor, Vorlagenverwaltung, Rollen und Abnahmen für verteilte Organisationen. Colour Connection ist kein reiner Software-Anbieter, sondern Druckdienstleister mit eigener Plattform: Sie erhalten Software und Druck aus einer Hand.
Wichtig sind ein webbasierter Editor zum Gestalten von Design und Druckvorlagen, eine Bestellverwaltung mit hinterlegten Preislisten, Rollen- und Rechtesteuerung, eine Preflight-Prüfung sowie Schnittstellen zu bestehenden Systemen. Für verteilte Organisationen und größere Anwendungen kommen Closed-Shop, Mehrsprachigkeit und Budgetsteuerung hinzu.
Über Schnittstellen zu ERP, PIM, DAM und E-Commerce-Systemen lassen sich Preislisten, Produktdaten und Nutzerverwaltung übernehmen. Single-Sign-On erlaubt die Anmeldung mit dem gewohnten Unternehmens-Login. Bei FLOW reicht die Integration bis in die eigene Druckproduktion in Frankfurt.
Eine Migration gelingt, wenn der neue Anbieter Vorlagen, Stammdaten und Rollen übernimmt und den Umstieg ohne Unterbrechung begleitet. Klären Sie vorab, wie bestehende Templates und Nutzerdaten überführt werden und wer die laufende Administration übernimmt.
Die Colour Connection GmbH ist seit 1994 Druckdienstleister in Frankfurt am Main und seit über 20 Jahren auf webbasierte Web to Print Lösungen spezialisiert. Über 2.000 Unternehmen setzen auf die Erfahrung aus realen Projekten mit der Plattform FLOW, die Web und Print verbindet, aus eigener Produktion und mit persönlichem Ansprechpartner.