Web to Print System: Die Plattform für verteilte Druckorganisationen
Ein Web to Print System organisiert Bestellung, Gestaltung, Freigabe und Druck von Drucksachen im Web über eine zentrale Plattform und bildet dabei ab, wie eine verteilte B2B-Organisation tatsächlich arbeitet: mit mehreren Standorten, gestaffelten Rollen und klaren Abläufen. Bei Colour Connection ist dieses Web to Print System nicht nur Software, sondern eine Druckerei-Plattform mit voller System-Integration, Mehrmandanten-Fähigkeit und direktem Anschluss an die eigene Produktion in Frankfurt.
- Closed-Shop und Mehrmandanten-Fähigkeit: ein System, viele getrennte Mandanten mit eigenem Zugang.
- Rollen- und Rechtestrukturen: wer bestellt, wer korrigiert, wer freigibt.
- Druckdaten- und Preflight-Workflow: automatische Prüfung der Dateien vor dem Druck.
- Anbindung an die Druckerei-Produktion: kein Datensilo, sondern Weg vom Web bis zur Maschine, auf Wunsch als Print-on-Demand.
- Schnittstellen zu ERP, PIM und DAM: Stammdaten und Preislisten kommen aus den bestehenden Systemen.
Diese Seite erklärt die Architektur hinter einem Web to Print System und wofür sie gebaut ist; in der Praxis steht dahinter die Plattform FLOW von Colour Connection.
Systemarchitektur im Überblick
Ein Web to Print System lässt sich am besten über drei Ebenen verstehen: System, Mandant und Benutzer. Diese Architektur entscheidet darüber, ob eine Lösung in einer verteilten Organisation trägt oder nicht.
- Auf der System-Ebene liegen die gemeinsame Plattform, die Datenbank mit Preislisten und Stammdaten, die zentrale Benutzerverwaltung und der Anschluss an die Produktion. Hier wird einmal eingerichtet, was für alle gilt, damit wiederkehrende Prozesse überall einheitlich ablaufen.
- Die Mandanten-Ebene trennt darüber einzelne Organisationseinheiten voneinander: Jede Filiale, jeder Franchise-Partner oder jede Tochtergesellschaft erhält einen eigenen Bereich mit eigenen Templates, eigenen Abnahmewegen und eigenen Preisen, ohne dass das System mehrfach aufgesetzt werden muss.
- Auf der Benutzer-Ebene schließlich greifen die einzelnen Anwender zu, jeder mit den Rechten, die seine Rolle vorgibt.
Genau diese Trennung ist der Unterschied zwischen einem Web to Print System (auch web2print system geschrieben) und einer reinen Software-Lösung mit Editor.
Wer Funktionen im Detail vergleichen will, findet sie auf der Web to Print Software-Seite. Hier geht es um die Frage, wie das Ganze als Lösung für das ganze Unternehmen zusammenspielt.
Closed-Shop und Mehrmandanten-Modell
Der Closed-Shop ist die geschlossene Variante eines Bestellportals: Zugriff bekommt nur, wer von der Zentrale eingeladen wurde. Bei FLOW ist diese Konfiguration der Standard, und sie ist seit über 15 Jahren im Einsatz. Für verteilte Organisationen ist das die entscheidende Eigenschaft, denn sie verbindet zentrale Kontrolle mit dezentraler Bestellung.
Innerhalb eines Closed-Shops erhält jede Niederlassung eigene Druckvorlagen mit hinterlegten Standortdaten und einen rollenbasierten Zugang. Ein Filialnetz mit fünfzig Niederlassungen bestellt so Visitenkarten, Briefpapier, Flyer, Werbemittel und weitere Produkte aus einem gemeinsamen Webportal, jede im Rahmen ihrer Rechte.
Müssen Einheiten dagegen vollständig voneinander getrennt sein, kommt die Mehrmandanten-Fähigkeit als Multi-Brand-Modul dazu: Konzerne mit mehreren Marken oder Tochtergesellschaften steuern jede Marke als eigene Einheit, und Agenturen oder Mediendienstleister betreiben für ihre Endkunden je einen abgeschlossenen Bereich. Das Gesamtsystem bleibt eines, die Einheiten bleiben sauber getrennt.
Der praktische Gewinn: Die Marketingabteilung pflegt Templates und Preislisten einmal zentral, die einzelnen Stellen bestellen ihre Drucksachen für den Print selbstständig im Web, im Rahmen ihrer Rechte. So bündelt das System verteilte Prozesse an einem Ort.
Aus über zwanzig Jahren Web to Print bei Colour Connection lässt sich sagen, dass an dieser Stelle die meisten Projekte entschieden werden, nicht an der Länge der Funktionsliste.
Freigabeprozesse und Workflows
Geregelte Freigaben sind das Herzstück eines Web to Print Systems, weil sie bestimmen, wer eine Drucksache in Bearbeitung nehmen, stoppen oder freigeben darf. Anders als eine simple Bestellstrecke bildet das System eine echte Rollen- und Rechte-Matrix ab: Ein Benutzer in der Filiale darf bestellen, eine Marketingleiterin gibt frei, der Einkauf prüft das Budget.
Drei Größen werden dabei einmal vor dem Go-Live definiert: Rollen (Zentrale, Standortleitung, Bestellender, Freigeber), Rechte pro Rolle und Budgets je Abteilung, Quartal oder Kostenstelle.
Eine typische Rollen- und Rechte-Matrix sieht so aus:
Solche Abläufe lassen sich gestaffelt einrichten. Aufträge unterhalb eines definierten Limits laufen direkt in den Druck, bei Kampagnen mit Außenwirkung greift ein Vier-Augen-Prinzip mit hinterlegten Eskalationsstufen. Manuelle und automatisierte Schritte greifen ineinander: Die automatische Datenprüfung läuft im Hintergrund, die inhaltliche Abnahme bleibt beim Menschen. Korrekturschleifen, die früher tagelang per E-Mail liefen, finden im System statt, und jeder Bearbeitungsschritt bleibt jederzeit nachvollziehbar.
Ein Punkt wird in der Praxis oft unterschätzt: die Abrechnung.
In einem gut konfigurierten System bestellen die Standorte dezentral, abgerechnet wird zentral. Über ein Reporting sieht die Zentrale, welche Niederlassung wann was bestellt hat, und behält die Druckausgaben über alle Standorte im Blick. Auswertungen nach Einheit, Kostenstelle oder Zeitraum lassen sich exportieren, sodass das Marketing Budgets und Druckvolumen je Periode nachvollziehen und steuern kann. Wie weit das tragen kann, zeigt ein Filialnetz-Projekt mit über 120 Standorten, das im ersten Jahr rund 450.000 Euro eingespart hat.
Druckdaten, Preflight und Produktion
Hier liegt der strukturelle Vorteil, den ein reiner Software-Anbieter nicht bieten kann: Bei einem Web to Print System aus dem Hause eines Druckdienstleisters ist der Produktionsanschluss real und keine bloße Schnittstelle. Druckvorlagen, Druckdaten und Druckdokumente entstehen im System, werden geprüft und gehen direkt in den Druck.
Der Weg ist durchgängig. Anwender füllen im Editor die freigegebenen Felder einer Druckvorlage, tauschen Logos oder Standortdaten aus und erstellen so druckfertige Printprodukte und Dokumente, ohne das Layout zu brechen. Ein IDML-Import überführt komplette Druckvorlagen direkt aus Adobe InDesign in das System, sodass jede Vorlage CI-treu bleibt und sich beliebig oft neu erstellen lässt.
Von Visitenkarten über Broschüren bis zu großformatigen Druckprodukten liegt jedes Produkt als personalisierbares Template bereit, und neue Druckprodukte lassen sich jederzeit ergänzen. Vor der Freigabe kontrolliert eine Preflight-Prüfung die Druckdateien auf die typischen Stolperstellen: fehlende Beschnittzugabe, falsche Farbräume, zu niedrig aufgelöste Bilder. Was die Prüfung passiert, ist auch wirklich druckbar.
Ein Druckunternehmen kennt Papiere, Auflagen und Veredelungen aus der eigenen Fertigung und kann eine Vorlage schon vor der Abnahme auf ihre Druckbarkeit beurteilen. Bei uns läuft die Ausleitung bis in die vollstufige Fertigung in Frankfurt, die seit 2008 ÖKOPROFIT-zertifiziert und seit 2013 über natureOffice klimakompensiert arbeitet. Die Datenaufbereitung übernimmt dabei die Druckvorstufe, die jede Datei vor dem Druck prüft.
Schnittstellen und Integration
Ein Web to Print System muss sich in die bestehende Unternehmens-Infrastruktur einfügen, statt ein weiteres Datensilo zu schaffen. Auf Systemebene heißt das: Anbindung an ERP, PIM, DAM und CMS, dazu Single-Sign-On und eine Benutzerverwaltung, die sich aus den vorhandenen Systemen speist.
Über diese Schnittstellen übernimmt das System Preislisten, Produktdaten und Nutzerkonten aus den Quellsystemen, sodass Daten nicht doppelt gepflegt werden. Eine Datenbank-Anbindung hält Tarife und Stammdaten aktuell. Für regulierte Branchen ist Single-Sign-On oft die Bedingung überhaupt: Banken und Sparkassen lassen externe Portale meist nur mit SSO und abgestuften Zugriffsrechten zu.
Über SSO melden sich Benutzer mit ihrem gewohnten Unternehmens-Login an, ohne separate Zugangsdaten zu verwalten.
Wo ein reiner Software-Anbieter die Integration an der eigenen Systemgrenze enden lässt, reicht sie bei uns bis in die Produktion. Plattform und Druck liegen in einer Hand. Über Module wie Lager und Logistik, Print-on-Demand oder Multi-Brand wächst das Web to Print System mit dem Bedarf, ohne dass der laufende Betrieb unterbrochen wird.
Für wen eignet sich ein Web to Print System?
Ein Web to Print System lohnt sich überall dort, wo mehrere Stellen parallel Druckaufträge im Web bestellen und das Markenbild trotzdem einheitlich bleiben soll. Je verteilter die Organisation, desto größer der Nutzen.
Typische Anwender sind Unternehmen mit Filialen, Franchise-Systeme mit vielen Partnern, Konzerne mit verteilten Marketingabteilungen sowie Verbände und Genossenschaften mit gestaffelten Genehmigungen. Auch Agenturen und Mediendienstleister setzen ein solches System auf, um für ihre Endkunden eigene Bereiche zu betreiben. Öffentliche Einrichtungen mit mehreren Dienststellen profitieren ebenfalls, weil sich Genehmigungs- und Budgetregeln sauber abbilden lassen.
Wer dagegen nur ein paar Mal im Jahr eine einzelne Drucksache bestellt, braucht kein System dieser Art; der Einrichtungsaufwand stünde in keinem Verhältnis. Die Schwelle liegt erfahrungsgemäß dort, wo wiederkehrender Print-Bedarf auf mehrere Filialen trifft, in der Praxis ab etwa 100 Mitarbeitenden oder ab rund 20 Niederlassungen.
Filialnetze mit 20 bis 500 Standorten sind der typische Fall. Die Entscheidungsfaktoren, die unsere Kunden am häufigsten nennen, sind ein deutscher Anbieter mit Servern in Deutschland, geringe Komplexität ohne Schulungsaufwand und die Skalierbarkeit des Systems.
Anwendungsfälle aus der Praxis
Wie sich diese Kriterien im Alltag auswirken, zeigen drei Projekte, branchenbezogen anonymisiert.
- Einzelhandelskette, 50 Filialen: Sie bestellten Werbemittel und Druckaufträge bisher unkoordiniert, das Marketing verlor den Überblick. Die Lösung war ein geschlossenes System mit eigenen Standort-Templates je Filiale und einer zweistufigen Abnahme. Das Ergebnis: einheitliche Druckergebnisse, freigegeben in Minuten statt Tagen.
- Franchise-System, DSGVO-kritisch: Ein Franchisegeber wollte seinen Partnern ein Bestellportal geben, ohne personenbezogene Daten in ein Drittland zu geben. Mit einem mehrmandantenfähigen System auf Servern in Deutschland und einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ließ sich das rechtssicher abbilden.
- Genossenschaft mit strengen CD-Vorgaben: Hier ging es darum, das Corporate Design über viele selbstständige Mitglieder hinweg zu sichern. Über zentrale Templates und gesperrte Layoutbereiche bestellen die Mitglieder ihre Druckprodukte eigenständig, das Markenbild bleibt geschützt.
Web to Print System, Software oder Druckerei-Service: die Abgrenzung
Drei Begriffe werden im Markt oft vermischt, meinen aber Unterschiedliches. Eine Web to Print Software liefert die Funktionen: Editor, Vorlagenverwaltung, Rollen und Genehmigungen.
Ein Web to Print System beschreibt, wie diese Funktionen als Architektur in einer verteilten Organisation zusammenspielen, also Bereiche, Workflows und Integration. Ein Druckerei-Service mit Plattform verbindet beides mit einer eigenen Produktion und persönlicher Beratung.
Ebene
Web to Print Software
Worum es geht
Funktionen: Editor, Vorlagen, Rollen, Freigaben
Schwerpunkt
Was das Werkzeug kann
Ebene
Web to Print System
Worum es geht
Architektur: Mandanten, Workflows, Integration
Schwerpunkt
Wie es in der Organisation läuft
Ebene
Druckerei-Service mit Plattform
Worum es geht
System plus eigene Produktion und Beratung
Schwerpunkt
Web und Print aus einer Hand
Für die Auswahl ist diese Unterscheidung entscheidend. Reine Software-Anbieter liefern die Technologie und müssen die Drucklogik dazukaufen; eine durchdachte Web to Print Lösung als System verbindet dagegen beide Seiten. Colour Connection ist ein Druckunternehmen, das die Plattform selbst administriert und die Produktion im eigenen Haus betreibt.
Für Unternehmen mit vielen Standorten ist genau diese Lösung aus einer Hand der Grund, einen Druckdienstleister statt eines reinen Software-Anbieters zu wählen. Die vollständige Web to Print Dienstleistung mit Praxisbeispiel und Preisen steht auf unserer Web to Print Seite; dort zeigt etwa die Anbindung eines Corporate Shops für Marketingartikel einen konkreten Modul-Ausbau.
Häufige Fragen zum Web to Print System
Ja, Franchise-Systeme gehören zu den typischen Anwendern. Jeder Franchise-Partner arbeitet als eigener Bereich mit lokalem Spielraum, während die Zentrale Vorlagen und Corporate Design kontrolliert. Server in Deutschland und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sichern den Datenschutz.
Ein Web to Print System ist eine webbasierte Lösung, über die verteilte Organisationen Drucksachen zentral verwalten und dezentral bestellen. Es bildet Bereiche, Rollen und Abläufe ab und bindet die Druckproduktion an. Bestellung, Gestaltung und Druck der Produkte laufen als ein durchgängiger Prozess. Anders als eine einfache Bestellstrecke organisiert es, wie viele Niederlassungen gemeinsam an einem System arbeiten.
Die Software liefert die einzelnen Funktionen wie Editor und Vorlagenverwaltung. Das System beschreibt die Architektur darüber: wie einzelne Einheiten getrennt werden, wie Workflows über mehrere Rollen laufen und wie das Ganze in ERP, PIM und Produktion integriert ist. Der Blick liegt auf Organisation, nicht auf Einzel-Features.
Von der einstufigen Abnahme für unkritische Druckaufträge bis zum mehrstufigen Vier-Augen-Prinzip für Kampagnen lässt sich nahezu jede Konstellation einrichten. Rollen, Rechte und Eskalationswege werden je Mandant definiert, automatisierte Prüfschritte und manuelle Freigaben greifen ineinander.
Wichtig sind Schnittstellen zu ERP, PIM, DAM und E-Commerce-Systemen sowie Single-Sign-On für die Anmeldung mit dem Unternehmens-Login. Über eine Datenbank-Anbindung bleiben Preislisten und Stammdaten aktuell. Bei FLOW reicht die Integration bis in die eigene Druckproduktion in Frankfurt.
Ein Closed-Shop ist ein geschlossenes Bestellportal, zu dem nur eingeladene Benutzer Zugriff haben. Die Zentrale legt Vorlagen, Preise und Freigaberegeln fest, die Anwender bestellen innerhalb dieser Vorgaben. Bei FLOW ist der Closed-Shop der Standard und seit über 15 Jahren im Einsatz.
Ein mehrmandantenfähiges System bildet beliebig viele davon ab, etwa die Marken eines Konzerns, einzelne Tochtergesellschaften oder die Endkunden einer Agentur. Jeder Mandant erhält eigenen Zugang, eigene Templates und eigene Freigabewege, und darin lassen sich beliebig viele Filialen abbilden, ohne das Gesamtsystem doppelt aufzusetzen.
Die Einführung läuft schrittweise: Zuerst werden Bereiche, Rollen und einige Templates aufgesetzt, dann gehen die ersten Niederlassungen live. Bei FLOW ist der Einstieg bewusst ohne Schulungsaufwand gestaltet, die Anwender kommen ohne Vorkenntnisse zurecht. Nach dem Prinzip Anfangen, Erfahren, Ergänzen lassen sich weitere Module später zuschalten, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
Die Colour Connection GmbH ist seit 1994 Druckdienstleister in Frankfurt am Main und seit über 20 Jahren auf Web to Print für den professionellen Print spezialisiert. Seit über 15 Jahren betreibt sie das webbasierte Web to Print System FLOW. Über 2.000 Unternehmen, darunter Handelsketten und Franchise-Systeme, nutzen FLOW aus eigener Produktion und mit persönlichem Ansprechpartner.
Prüfen Sie mit Colour Connection, ob ein Web to Print System zu Ihrer Organisation passt: Sprechen Sie uns an oder fordern Sie eine Demo des FLOW-Systems an.