HeuteWas beim Einrichten eines Bestellportals wichtig ist
Wenn wir FLOW für einen neuen Kunden einrichten, schauen wir uns zunächst die vorhandenen Dateien und Vorlagen an. Meistens liegen die in InDesign vor. Und die können wir auch so nutzen, ohne etwas neu bauen zu müssen.
Der Rest der Einrichtung besteht aus Regeln und Definitionen, die vorher so nicht existiert haben.
Definierte Felder statt offener Datei
Im Template wird festgelegt, was sich ändern darf. Bei einer Visitenkarte sind das der Name, die Durchwahl und der Standort. Das Logo bleibt, wo es ist, und die Schriftgröße auch. Darüber hinaus lassen sich beliebig viele Punkte definieren, die, innerhalb festgelegter Regeln, geändert werden dürfen. Z. B. Positionsbezeichnungen, Standorte, Fotos, Grafiken etc.
Wer etwas einträgt, verschiebt aber nicht das Layout. Das ist im Alltag eine Korrekturschleife weniger, weil niemand mehr prüfen muss, ob jemand beim editieren die Zeilen verrutscht hat.
Rollen und gestufte Freigaben
Dann wird hinterlegt, wer bestellen darf und wer freigeben muss. Beides lässt sich trennen: Die Niederlassung in Hamburg darf Nachdrucke auslösen, die Freigabe für eine neue Broschüre liegt weiterhin in der Marketingabteilung in der Zentrale.
Diese Frage wird einmal beantwortet und danach nicht mehr vor jedem Auftrag neu geklärt. Mehrere offene Freigaben kurz vor einem Termin werden so nicht mehr zum Zeitdruck.
Budgets und Lieferwege gehören auch hierher. Die Lieferadresse lässt sich pro Bestellung frei wählen, damit ein Paket direkt an den Standort geht, der es braucht.
Was danach im Portal sichtbar ist
Nach dem Einrichten steht an einer Stelle, was bestellt werden kann, was freigegeben ist und was gerade produziert wird. Den Stand liest man ab, statt ihn per Mail zu erfragen und auf Antwort zu warten.
Zur Auswahl steht dabei immer nur die Version, die aktuell gilt. Keine alten Versionen mehr, die auf irgendwelchen Festplatten liegen.
Wer das Ganze pflegt
Eingerichtet wird gemeinsam, gepflegt wird es von uns. Colour Connection legt neue Vorlagen an und passt Rollen an, wenn sich in Ihrem Unternehmen etwas ändert. Sie haben einen Projektmanager, der Sie und Ihre Anforderungen kennt.
FLOW läuft im Browser. Installiert wird nichts, und Schulungen sind in der Regel nicht nötig. Der Start hängt damit nicht davon ab, ob Ihre IT gerade Kapazität hat. Server und Datenhaltung liegen in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Mehrsprachig geht ebenfalls. Viele unserer Kunden fahren eine deutsch-englische Version, weil Partner im Ausland mitbestellen.
Wann sich das nicht lohnt
Für einzelne, unregelmäßige Bestellungen ist der Aufwand der Einrichtung zu hoch. FLOW rechnet sich dort, wo Print regelmäßig anfällt und mehrere Standorte oder Abteilungen beteiligt sind. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, ob sich FLOW für Ihre Anwendung rechnet.
Angefangen wird klein, mit den Drucksachen, die jedes Jahr wiederkehren. Oft sind das die Visitenkarten. Weitere Bausteine lassen sich später einzeln dazunehmen. FLOW startet bei 180 Euro im Jahr, der Preis darüber hinaus hängt davon ab, welche Bausteine gebraucht werden.
Bestehende Abläufe und Partner werden dort eingebunden, wo es sich anbietet. Eine Druckerei, mit der Ihr Marketing gut zusammenarbeitet, muss dafür niemand austauschen.
Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer Drucksachen sich dafür eignen, schauen wir in 15 Minuten gemeinsam auf Ihre aktuellen Abläufe. Danach wissen Sie, wo FLOW Ihrer Marketingabteilung Arbeit abnimmt – und ob es für Ihre Situation überhaupt sinnvoll ist.
Mehr zu FLOW finden Sie hier: https://www.printweb.de/flow
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