HeuteWie bestellt Ihr Außendienst eigentlich seine Verkaufsunterlagen?

Kurz gesagt:

Verkaufsunterlagen kommen in vielen Unternehmen auf Umwegen zum Außendienst, am häufigsten per Mail an die Marketingabteilung oder als PDF, das seit einem Jahr auf dem eigenen Rechner liegt. Diese Wege kosten die Marketingabteilung zig Stunden an administrativer Arbeit, und es liegen verschiedene Fassungen an verschiedenen Stellen im Unternehmen. Vor Messen wird es eng, weil alle gleichzeitig bestellen. Ein fester Bestellweg ändert das.

Auf den Punkt:

Der Außendienst bestellt Verkaufsunterlagen in der Regel per Mail bei der Marketingabteilung oder hilft sich selbst mit gespeicherten PDFs und Eigendrucken.
Am riskantesten ist die Preisliste, weil eine alte Fassung zu einer Preiszusage wird, die der Vertrieb halten oder zurücknehmen muss.
Vor einer Messe kommen die Anfragen gleichzeitig, und die Marketingabteilung wird für Wochen zur Bestellannahme.
Viele Bestellungen sieht die Marketingabteilung überhaupt nicht, weil Niederlassungen und Außendienst selbst drucken lassen.
Ein fester Bestellweg lohnt sich, wenn Unterlagen regelmäßig gebraucht werden und mehrere Standorte bestellen.

Montag, kurz nach acht. Der Außendienstler in München hat um zehn einen Termin bei einem Kunden, der sich für das neue System interessiert. Beim Einladen fällt ihm auf, dass im Karton auf dem Rücksitz nur noch zwei Prospekte liegen. Die Preisliste in seiner Tasche ist die vom Frühjahr, und ob die noch gilt, weiß er nicht genau. Er druckt sie trotzdem im Homeoffice noch einmal aus, weil auf der alten Kopie ein Kaffeerand ist. Dann schreibt er der Marketingabteilung eine Mail mit der Bitte um Nachschub bis Donnerstag. Es ist an diesem Morgen nicht die einzige Mail dieser Art in ihrem Postfach …

Jeder dieser Schritte ist kein echtes Drama. Zusammen machen sie richtig Arbeit.

So kommen Verkaufsunterlagen heute zum Außendienst

In fast jedem Unternehmen mit Außendienst gibt es einen offiziellen Weg, an Verkaufsunterlagen zu kommen. Und dann gibt es die Wege, die im Alltag tatsächlich benutzt werden, weil sie schnell sind. Aber nicht immer gut.

Die Mail an die Marketingabteilung

„Kannst du mir bis Donnerstag noch Visitenkarten bestellen?“ Die Mail nennt weder Auflage noch Lieferadresse. Die Marketingabteilung fragt zurück und gibt die Bestellung nach der Antwort an die Druckerei weiter. Drei Mails für eine Kleinigkeit, und am Donnerstag kommt die vierte mit der Frage, wo die Karten bleiben.

Das PDF aus dem eigenen Ordner

Die Produktbroschüre kam vor einem Jahr als PDF. Seitdem hängt der Außendienstler sie an jede zweite Angebotsmail und druckt sie aus, wenn ein Kunde etwas in der Hand haben möchte. Ob das noch die gültige Fassung ist, prüft niemand. In der Marketingabteilung weiß ja niemand, dass sie noch im Umlauf ist.

Der Eigendruck am Bürodrucker

Die Preisliste wird abends im Hotel ausgedruckt, auf dem Gerät hinter der Rezeption. Das Firmenblau sieht dort aus wie Lila, und durch das dünne Papier scheint die Rückseite durch. Für den Notfall reicht das. Mit der Zeit wird daraus der Normalfall, weil es schneller geht als jedes Mal eine Mail an die Marketingabteilung zu schicken.

Die Niederlassung bestellt selbst

Die Niederlassung in Schleswig-Holstein braucht Visitenkarten für zwei neue Kollegen. Sie bestellt selbst bei einer Onlinedruckerei, mit der Firmenkreditkarte und nach der Vorlage von 2023. Das geht schnell und kostet wenig. Die Marketingabteilung erfährt davon erst, wenn ihr jemand auf einer Messe eine dieser Karten in die Hand drückt, mit dem Logo von vor zwei Jahren. Und einem komischen Papier.

Der Vorrat im Kofferraum

Und dann gibt es den Kollegen mit drei Kartons Prospekten im Kofferraum. Bei ihm fragen die anderen, wenn es eilt, und er hilft gern aus. Das ist gut gemeint und funktioniert, bis sich das Produkt ändert. Ab dann fahren drei Kartons mit dem alten Stand durch die Region, und keiner weiß, wie viele davon noch beim Kunden landen.

Wo es bei welcher Unterlage hakt

Die Verkaufsunterlagen für den Außendienst unterscheiden sich vor allem in zwei Punkten: wie oft sie sich ändern und was eine alte Fassung beim Kunden anrichtet. Daran hängt, wie viel Ärger ein Umweg macht.

Visitenkarten

Visitenkarten sind die Unterlage, die am häufigsten bestellt wird, in kleinen Auflagen. Jeder neue Kollege braucht welche, und jede neue Durchwahl verursacht den gleichen Aufwand. Der neue Außendienstler wartet dann zwei Wochen auf seine Karten. In der Zwischenzeit schreibt er seine Handynummer mit Kugelschreiber auf die Karten seines Vorgängers.

Prospekte und Produktblätter

Prospekte und Produktblätter ändern sich mit jedem Produktupdate. Die neue Fassung ist schnell freigegeben. Die alte verschwindet dagegen nicht von allein, sie liegt weiter in Mailanhängen und Kofferräumen. Wie aus einer Datei mit der Zeit fünf werden, steht im Beitrag Mal kurz den Flyer nachbestellen – und andere Marketing-Märchen.

Preislisten

Die Preisliste ist die riskanteste Unterlage. Eine alte Fassung beim Kunden ist eine Preiszusage, die der Vertrieb danach halten oder mit einem unangenehmen Anruf zurücknehmen muss. Das Gültigkeitsdatum steht klein in der Fußzeile, wenn es überhaupt draufsteht. Dabei ändert sich eine Preisliste mindestens einmal im Jahr, in vielen Branchen öfter.

Angebotsmappen

Bei der Angebotsmappe kommt es auf die Kombination an. Die Mappe stammt aus einer großen Auflage, die Einleger stellt der Außendienst je Kunde selbst zusammen. Am Ende steckt das neue Produktblatt in der Mappe vom letzten Jahr, oder umgekehrt. Warum gerade die Mappe beim Kunden so viel zählt, steht im Beitrag Der Außendienst braucht etwas, das beim Kunden auf dem Tisch bleibt.

Die vier Unterlagen im Vergleich:

Unterlage	Wie oft sie sich ändert	Typischer Weg heute	Was eine alte Fassung anrichtet
Visitenkarte	bei jedem Personalwechsel und jeder neuen Durchwahl	Mail an die Marketingabteilung, Onlinedruckerei der Niederlassung	falsche Nummer, altes Logo
Prospekt / Produktblatt	bei jedem Produktupdate	PDF aus dem eigenen Ordner, Karton im Kofferraum	veraltete technische Angaben beim Kunden
Preisliste	mindestens jährlich, in vielen Branchen öfter	Eigendruck im Homeoffice oder Hotel	Preiszusage, die nicht mehr gilt
Angebotsmappe	je Kampagne oder Messe	Sammelbestellung kurz vor dem Termin	Mappe und Einleger passen nicht zusammen

Sechs Wochen vor der Messe wird es eng

Jeden Morgen kommen neue Anfragen aus dem Vertrieb und den Niederlassungen, und alle haben denselben Liefertermin: den Aufbautag.

Alle bestellen gleichzeitig

Für den Stand braucht der Vertrieb Visitenkarten für die neuen Kollegen und Prospekte in größerer Auflage als sonst. Dazu kommt die Preisliste mit den Messekonditionen, die erst zwei Wochen vorher feststeht. Jede dieser Anfragen landet bei denselben ein oder zwei Personen in der Marketingabteilung.

Was dann liegen bleibt

In diesen Wochen nimmt die Marketingabteilung Bestellungen an und fragt fehlende Lieferadressen nach. Liegen bleibt dabei die eigentliche Messevorbereitung, zum Beispiel die Einladungen an die Kunden, die unbedingt an den Stand kommen sollen. Der Engpass in dieser Phase ist die Zeit der Menschen, die das alles annehmen.

Die Notlösungen

Wenn es dann knapp wird, greifen alle zu den bekannten Notlösungen. Der Expresszuschlag wird bezahlt, ohne dass jemand nachrechnet. Und in der Nacht vor dem Aufbau läuft im Hotel wieder der Drucker hinter der Rezeption. Der Außendienst will am Stand etwas in der Hand haben, und so kurzfristig kommt er anders nicht daran.

Was davon in der Marketingabteilung ankommt

Ein Teil der Bestellungen läuft über den Schreibtisch der Marketingabteilung, ein anderer Teil an ihr vorbei. Beide kosten etwas, nur an verschiedenen Stellen.

Die Anfragen, die über den Tisch laufen

Jede einzelne Anfrage ist klein und in einer Viertelstunde erledigt, wenn keine Rückfrage nötig ist. Mit Rückfrage dauert es länger. Zur Einordnung ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Wer im Monat 60 solcher Anfragen bekommt und im Schnitt 20 Minuten pro Vorgang braucht, kommt auf 20 Stunden. Das ist gut ein halber Arbeitstag pro Woche, verteilt auf viele kleine Unterbrechungen.

Die Bestellungen, die nie ankommen

Eigendrucke und die Direktbestellungen der Niederlassungen tauchen in dieser Rechnung gar nicht auf. Sie laufen an der Marketingabteilung vorbei und stehen in keiner Übersicht.

Weg	Läuft über die Marketingabteilung	Taucht in einer Übersicht auf
Mail an die Marketingabteilung	ja	nur im Postfach
PDF aus dem eigenen Ordner	nein	nein
Eigendruck	nein	nein
Niederlassung bestellt selbst	nein	erst auf der Kreditkartenabrechnung
Vorrat im Kofferraum	einmal, bei der ersten Bestellung	nein

Beim Kunden liegen dann drei Fassungen desselben Prospekts, mitgebracht von drei Kollegen aus derselben Firma. Das Erscheinungsbild, um das sich die Marketingabteilung kümmert, leidet an einer Stelle, die sie selbst nie zu sehen bekommt.

Einmal nachzählen: fünf Fragen an den eigenen Ablauf

Ob das alles ein Thema bei Ihnen ist, lässt sich schnell feststellen. Fünf Fragen reichen dafür:

Wie lange wartet ein neuer Außendienstler auf seine Visitenkarten?
Woher weiß Ihr Außendienst, welche Preisliste gerade gilt?
Wie viele Bestellanfragen laufen im Monat über Ihre Marketingabteilung?
Wer druckt bei Ihnen selbst nach, und wo?
Was ist sechs Wochen vor Ihrer letzten Messe passiert?

Für die dritte Frage genügt ein Blick in das Postfach der Kollegin, die die Bestellungen annimmt. Zählen Sie einen Monat durch.

Wie wir das mit Kunden lösen

Bei unseren Kunden läuft dieser Teil über FLOW, unser System für wiederkehrende Drucksachen.

Klein anfangen

Wir fangen mit einer Unterlage und einer Gruppe von Standorten an. Oft ist das die Visitenkarte, weil sie am häufigsten gebraucht wird und es bei ihr am wenigsten zu entscheiden gibt. Für den Außendienst gibt es danach eine Stelle, an der nur die gültige Fassung zur Auswahl steht. Er trägt ein, was sich ändern darf, und gibt die Adresse an, an die das Paket gehen soll.

Wer bestellen darf und wer freigibt, legen wir beim Einrichten gemeinsam mit der Marketingabteilung fest. Was dabei im Einzelnen festgelegt wird, steht im Beitrag Was beim Einrichten eines Bestellportals wichtig ist.

Gedruckt wird auf Bestellung

Bestellt der Außendienstler in München 250 Visitenkarten, drucken wir 250 Visitenkarten und schicken sie an die Adresse, die er angegeben hat. Das kann die Niederlassung sein oder direkt das Hotel am Messeort.

Der Ablauf wird damit für alle Standorte gleich. Die Unterlage selbst bleibt so, wie die Marketingabteilung sie haben will, mit dem Papier und der Veredelung, die sie dafür ausgesucht hat. Die Visitenkarte, die der neue Kollege in Schleswig-Holstein bekommt, liegt genauso schwer in der Hand wie die des Geschäftsführers.

Wann es sich nicht lohnt

Wer zweimal im Jahr eine Broschüre nachbestellt, ist mit einer Mail an uns besser bedient. Ein fester Bestellweg lohnt sich, wenn Unterlagen regelmäßig gebraucht werden und mehrere Standorte oder Außendienstler bestellen.

Welche Verkaufsunterlagen braucht ein Außendienst gedruckt?

Typisch sind Visitenkarten, Prospekte und Produktblätter, Preislisten und Angebotsmappen. Je nach Branche kommen Musterkarten oder Schulungsunterlagen dazu. Am häufigsten nachbestellt werden die Visitenkarten, weil jeder Personalwechsel eine neue Auflage auslöst.

Wie bleibt die Preisliste im Außendienst aktuell?

Es gibt nur eine gültige Fassung, und die liegt an einer Stelle, aus der der Außendienst bestellt. Ersetzte Fassungen stehen dort nicht mehr zur Auswahl. Ein gut sichtbares Gültigkeitsdatum auf der Preisliste hilft dem Außendienst und dem Unternehmen.

Darf der Außendienst Unterlagen selbst bestellen?

Das lässt sich trennen. Nachdrucke freigegebener Unterlagen kann der Außendienst selbst auslösen, neue Inhalte gibt weiterhin die Marketingabteilung frei. Wie Rollen und Freigaben dafür eingerichtet werden, steht in unserem Beitrag zur Einrichtung.

Lohnt sich ein fester Bestellweg schon bei wenigen Außendienstlern?

Den Ausschlag geben die Regelmäßigkeit und die Zahl der Standorte. Wenn dieselben Unterlagen jedes Jahr wieder gebraucht und von mehreren Standorten bestellt werden, lohnt sich ein fester Bestellweg auch bei einem kleinen Außendienst. Bei einzelnen, unregelmäßigen Bestellungen ist der bisherige Weg günstiger.

Können die Unterlagen direkt an den Außendienstler gehen?

Ja. Die Lieferadresse lässt sich bei jeder Bestellung frei wählen, zum Beispiel das Homeoffice oder das Hotel am Messeort. Wir drucken nach der Bestellung und verschicken direkt dorthin.

Wie Ihre Verkaufsunterlagen heute zum Außendienst kommen, sehen wir uns gern in 15 Minuten gemeinsam mit Ihnen an. Im Gespräch zeigt sich, welche Bestellungen Ihre Marketingabteilung nicht mehr selbst annehmen müsste. Vor der nächsten Messe ist das genau die Zeit, die für die Einladungen an Ihre Wunschkontakte fehlt.

Wie FLOW aussieht, zeigt ein Video in knapp drei Minuten: FLOW-Erklärvideo ansehen.

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